作業の指示を担当者へ同時に共有。
関係者で情報を共有し、定型業務を効率化
旅行業や小売業などのECサイトにキャンペーン情報を掲載するような業務では、いくつかの業務を複数の担当者が対応するケースが多くあります。そのため、業務がスムーズに進むようにそれぞれの担当者に偏りなく正確な情報を同時に引き渡し、指示をします。最初の情報や指示が後続の業務担当者にも正確に共有されることを意識します。
業務開始後は関係者全員で進捗を共有し、進捗に遅れがあればフォローします。業務上の連絡・相談のやりとりは記録として残し、関係者が確認できるようにします。
ジョブステで実現する業務フロー
ユーザーがキャンペーン情報を掲載する業務を開始すると開始フォームが表示されます。必要項目に記入をし、案件を開始すると、次の作業を担当する「Web制作担当者」「メルマガ配信担当者」「SNS担当者」へ同時に業務が開始されたことが通知されます。
それぞれの担当者は各作業を詳細に記載された手順を確認しながら進めます。担当の作業が完了したら、次の作業に進みます。前の作業が完了する前に次の業務を開始することはできません。
作業中に生じる連絡・相談・資料等のエビデンスのやりとりは、各業務の作業を進める画面上で行って履歴を残しておきます。
期限が迫っている・過ぎてしまった作業の担当者には通知メールを届けて、進捗の管理をします。
設定のポイント
- 開始フォームを作業指示書として使用
- 同時並行する作業は並列に設定
こんな人におすすめ
- 担当者がたくさん。それぞれの担当者にしっかり指示を伝えたい
- 作業の報連相をひとまとめにしたい
- 進捗状況をリアルタイムで確認したい
導入効果
伝達漏れや伝言ゲームによる誤解や勘違いによる時間の無駄や品質の低下がなくなります。案件の進捗状況を各担当者に確認する時間も不要です。また、業務の履歴をシステム上に残すことで意識することなくノウハウが蓄積されていきます。スキルの高い担当者の進め方を見てノウハウを習得するなどに有効です。
KEYWORD キーワード
- ナレッジ・ノウハウ蓄積
- 定型業務
- 業務効率化
- 進捗共有
