手続きに必要な業務の漏れを防止。
作業や手順を標準化して属人化を解消
入社手続きには雇用契約の締結や労務書類の受取、社員証や名刺の手配、PC手配、社内ネットワーク利用手配など確実に対応しなくてはいけない業務が多く含まれます。抜け漏れなく対応できるように、業務フローを可視化し、作業を標準化しておきましょう。バックオフィスが少人数体制の場合では担当者が固定化しやすく、業務停滞につながる懸念があります。
周囲がいつでも担当者をフォローできるように、各業務の作業手順を最新の状態に保ち、チェックリストを使って作業の防止と作業状況を容易に確認できるようにします。
ジョブステで実現する業務フロー
ユーザーは入社手続き業務を開始すると表示される開始フォームの質問に回答していきます。
社員やパートなどの契約形態や定期・臨時・スポットなどの採用条件によって業務フローが異なる場合には、回答内容に応じた以降の作業が自動的に絞り込まれて最適な業務フローが表示されます。ユーザーは表示された業務フローに沿って作業を進めていきます。
作業はテキストの他の画像やチェックリストを使って明確に記された手順を見ながら進め、チェクリストで実施した作業をチェックし完了します。マニュアルや手順書を探す手間が不要で、やるべき作業にはバッジがつくため、担当する作業と作業内容を間違えることなく進めることができます。進捗状況を把握する場合は、業務フローに表示されるアイコンで確認します。
設定のポイント
- 開始フォームに適切な業務フローを絞り込む条件をセット
- 同時並行するステップは並列に並べる
- 作業内容は画像やリンク・文字色を使ってわかりやすく作成してマニュアルや手順書のように使用
こんな人におすすめ
- バックオフィスが少人数体制。担当者間で業務の内容や状況を共有しておきたい。
- 担当者が不在でも業務が停滞しない体制をつくりたい。
- 作業手順が実態と乖離しないように、マニュアルや手順書を最新の状態に保ちたい。
導入効果
マニュアルを正確に把握していなくても予め設定した業務フローや詳細に記載した作業手順に沿って作業を進めれば業務を完了できるので、担当者以外でも作業が可能です。作業手順は最新の状態が保たれやすく手順書と実態の乖離防止に効果的です。このように作業を標準化しておくことが属人化の解消や属人化の防止につながります。
KEYWORD キーワード
- バックオフィス
- 定型業務
- 属人化解消
- 情報共有
- 業務効率化
- 標準化
- 進捗共有
