専門性が高い業務に潜む隠れ属人化を防止。
作業品質の均一化を実現
PCのキッティングではユーザーがすぐに業務ができるようにデバイスに適したOSやアプリケーションのインストール、会社の基準に則ったセキュリティの設定などを行います。専門性が高く個人のスキルに依存しやすい業務も作業品質が均一化するように標準化を推進していきます。
このような業務はBPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）に適しており、外部に委託されることが度々あります。期日に遅れなく、品質にムラなく、引き渡しできるように標準化しておきましょう。
ジョブステで実現する業務フロー
PC配布申請などを受け取ったら、ジョブステで業務を開始します。開始フォームが表示されるので、記載されている質問に回答します。配布するデバイスによって業務の流れや作業内容が異なるような場合でも、回答に応じて 自動的に最適な業務フローが表示されるので、いちいちマニュアルを探して確認する必要はありません。
作業は画像や参照先へリンクを使って表示された詳細な手順を見ながら進めていきます。 これがマニュアルや手順書の役割となり、チェックリストと合わせて使うことで作業漏れを防止します。また、 ＰＣ管理番号や製品番号などの情報の記録が必要な場合は作業フォームに入力し、記録漏れを防ぎます。
作業に関するやりとりもジョブステ上で行って、情報を共有したり作業の履歴を残しておきます。
また、進行中の全ての案件の進捗を確認して、期日が近づいたり・過ぎている案件をフォローしましょう。
設定のポイント
- 開始フォームに業務フローを絞り込む条件を設定
- 作業結果を記述する作業フォームを設置
- 作業内容や手順をリッチテキスト形式で記載してチェックリストを合わせて配置
こんな人におすすめ
- 細かい設定基準がたくさん。経験が少なくても、作業は正確に漏れなく行いたい
- 同じ作業を数名で行う業務では、作業品質をムラなく均一化したい
- 受託しているPCキッティング業務を効率的に管理したい
導入効果
専門性が高く経験やスキルによって作業時間や品質に影響がでやすい業務の標準化に有効です。習熟度が低い担当者でも迷わず、同じように作業を進めることができます。また、業務の標準化によって自己流を防ぐことも、作業品質の均一化に効果的です。
KEYWORD キーワード
- 品質均一化
- 属人化解消
- 業務効率化
- 標準化
- 進捗共有
